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Du stand sur-mesure au stand modulable : les clés concevoir votre cahier des charges

Vous êtes convaincu de la nécessité de promouvoir votre société sur les salons spécialisés dans votre activité. Il est désormais temps de vous atteler à la réalisation de votre stand, point d’ancrage fondamental de votre communication événementielle.

Retrouvez dans cet article les clés pour formuler un cahier des charges efficace et compréhensible par votre prestataire standiste. Ce n’est pas une liste exhaustive de vos besoins, mais c’est certainement un bon point de départ pour mettre toutes les chances de votre côté dans votre projet de salon.

Introduction

La société qui aura en charge votre étude de stand aura besoin de connaitre votre activité et ce que vous voulez mettre en avant pour concevoir l’agencement de votre stand d’exposition. Un bon point de départ devrait préciser les éléments suivants :
• Un résumé sur l’activité de votre société
• Les produits que vous vendez ou les services que vous proposez
• La taille de la société. (nombre d’employés et le chiffre d’affaire)
• Êtes-vous une société internationale ? si c’est le cas, quels sont les pays ?
• Depuis combien de temps elle existe ?
• Décriver votre entreprise en utilisant cinq ou dix mots clés.
• Que voulez vous faire à cette exposition, notoriété de marque, ventes directes, …
• Qu’exposez-vous, les produits grands ou petits (tailles et poids), les services … ?
• Comment ferez-vous fonctionner vos présentations ? par de la vidéo, démo, brochure publicitaire, communication grand format ?
• Combien de votre personnel travaillera sur le stand ?
• Fournirez-vous des rafraîchissements ?

Votre nouveau stand d’exposition

Vous devez examiner maintenant de quoi vous avez besoin pour votre nouveau stand d’exposition. Pour bien débuter, voici les points suivants :
• Quel est le but de votre exposition (produire plus de ventes, notoriété de marque, un nouveau produit ou service)
• Quel type de visiteur attendez-vous ? (particulier, professionnel, âges …)
• Y aura t-il une partie du stand avec une communication spéciale (lancement de produit, activité à mettre en avant, enseigne …)
• Comment les commerciaux vendrons t-il sur le stand ?
• À quelle secteur d’activité visez-vous l’exposition ?
• Le marché est-il saturé par la concurrence ?
• Énumérer quelques sites Internet de concurrents.
• Voulez-vous acheter le stand définitivement ou le louer pour chaque évènement ? En général un stand d’exposition acheté engendra des frais de stockage à moins que vous le monter fréquemment vous même. Il sera donc préférable d’investir dans un stand d’exposition modulaire comme par exemple le stand modulaire flexible ou le stand Alumatrix.
• Décider de votre budget en le lissant sur une ou plusieurs années en incluent l’achat, le stockage, le montage, le transport …

L’aspect de votre stand

Le stand d’exposition devrait être le reflet de votre image. Il est toujours utile de fournir une brochure, des fiches produits ou le rapport annuel pour aider à concevoir le projet. Incluez-les donc avec le dossier.
Le design est subjectif, pour avoir une idée de l’agencement de votre stand d’exposition que vous aimé, il vaut mieux noter des détails de trois ou quatre stands d’exposition que vous avez vu et pas nécessairement ceux de vos concurrents. Donner juste quelques exemples que vous aimez : les arrangements de couleurs, les graphismes, les visuels ou les éléments structurels, etc.
Avez-vous l’accès aux documentations d’entreprise ? Votre société a-t-elle une bibliothèque d’images ? Pour vous projeter mieux dans votre stand d’exposition, nous pouvons intégrer votre communication si nous vous remettez des plaquettes, photos, logos… Nous pouvons concevoir, réaliser la conception graphique et mise en page grand format de votre stand.

Design et exigences techniques

• Quelle surface avez-vous choisi pour votre stand d’exposition, est ce un îlot ? un stand ouvert sur trois (deux ou un) côtés ?
• Avez-vous vérifié le flux de la circulation des visiteurs ?
• Quelle est la meilleure orientation du stand ? Parfois il faut mieux être devant une grande attraction de visiteur, plutôt qu’à l’entrée.
• Voulez-vous que votre stand soit ouvert et accueillant ou doit-il promouvoir une approche plus fermée avec une pièce de réunion ou coin salon privée … ?
• Quels services exigez-vous (l’électricité, l’eau, le téléphone, Internet, …) ?
• Aurez-vous un plancher technique ? (Avec une rampe pour l’accès handicapé)
• Voulez-vous réutiliser le stand d’exposition ? si oui, combien de fois ?
• Préférez-vous un stand traditionnel ou un stand modulaire ?
• Voulez-vous le monter vous même ? ou nous faire la prestation complète ?
• Combien de graphiques et quelle forme prendraient-ils ? (Les posters, les boîtes claires et cetera)
• Combien d’espace de stockage avez-vous besoin?
• Exigez-vous des vitrines d’exposition ?
• Avez-vous besoin de PC, écran plat …
• Exigez-vous une banque de réception ?
• Avez-vous des produits à exposer ? comment voulez vous les intégrer ? (encastrer ou non dans la cloison)
• Quelle est la hauteur maximum autorisée et voulez-vous l’utiliser ?
• Est ce possible d’accrocher des choses au plafond (bannières, cerces, enseignes …)

Les points à garder en tête

1. Pour être sûr que votre stand soit optimal par rapport à vos exigences, réserver au plus tôt votre emplacement.
2. Réserver votre hôtel le plus vite pour obtenir les meilleurs tarifs et les meilleurs endroits.
3. Choisir votre prestataire de stand et lui donner la conception graphique le plus tôt afin d’avoir le meilleur temps de fabrication.
4. Lui fournir les plans et les documents de l’organisateur rapidement (emplacement, lieu, horaires …)
5. Valider votre contenu graphique tôt pour permettre une production dans les temps et l’envoi avec le stand d’exposition s’il doit être acheminé.
6. Nommer une personne de votre société pour travailler en liaison avec le prestataire.

La promotion de son événement

Vous souhaitez investir dans un nouveau stand d’exposition, maintenant il est important de considérer comment vous le promouvrez.
Un stand d’exposition devrait vraiment être soutenu par une stratégie de promotion et de marketing, considérer peut-être les choses suivantes :
• Envoi de flyer
• Mailing
• Brochure
• Invitation
• Cadeaux
• Annonce

Cette activité marketing n’est pas souvent considérée, beaucoup comptent sur les organisateurs d’exposition pour promouvoir l’événement. Cela n’aide pas toujours votre entreprise puisque vous êtes probablement un des nombreux fournisseurs qui propose les mêmes produits ou services. Si vous ne dites pas à vos clients et aux clients potentiels que vous exposez, il y a une très forte chance que vos concurrents les invitent sur leur propre stand d’exposition !

Conclusion

Vous devriez finir votre cahier des charges de stand avec une conclusion courte, en exposant ce que vous attendez en retour du concepteur de stand ou de l’agence de communication et de la date de remise de celui-ci.

En retour nous fournirons une présentation du stand en 3D, avec projection de votre communication visuel, la disposition de vos produits, les tarifs, …

Bonne chance pour la création de votre cahier des charges et n’oubliez pas de nous inclure dans votre liste de prestataires !

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